אמנם הרבה אספקטים בחיים שלנו עוברים לממד הווירטואלי, וכך גם כל ענייני הבנק – כולל תשלומים, רכישות, חסכונות ועוד; כמעט הכול מתנהל באופן ממוחשב. ובכל זאת, כל בעל עסק ואפילו כל עובד יודע שמרבית העסקים עדיין משתמשים בצ'קים כאמצעי עיקרי לתשלום. מכיוון שכך, כדאי לבחון את כל האפשרויות להנפקת צ'קים, ולבדוק מה הדרך המשתלמת והיעילה ביותר.
הדרך אחת היא כמובן הזמנת צ'קים מבית דפוס המתמחה בכך או מהבנק שבו מתנהל החשבון של בית העסק. אבל יש אפשרות נוספת, שלא תמיד בעלי העסקים מודעים לה: הדפסה של צ'קים ממוחשבים. למעשה, הדרך הזו תהיה יעילה, חסכונית ופשוטה הרבה יותר ברוב המקרים. אנשים פרטיים יכולים להסתפק בפנקסי צ'קים בודדים לאורך זמן (לרוב משלמים בהם רק שכר דירה או תשלום לגני ילדים, חוגים וכו' – ולפעמים גם זה לא). ארגונים ועסקים, לעומת זאת, מעבירים תחת ידיהם הרבה יותר צ'קים, ולכן מוצאים עצמם לעתים קרובות מזמינים מספר גדול במיוחד של פנקסים, ומשלמים עבורם כסף רב מהרצוי. את הבעיה הזו אפשר לפתור באמצעות מעבר לצ'קים ממוחשבים.
מה זה צ'ק ממוחשב?
צ'ק ממוחשב הוא צ'ק שלא נתלש מתוך פנקס צ'קים רגיל, אלא הוכן במחשב והודפס על פי הצורך ובזמן המתאים באמצעות מדפסת משרדית (לרוב על גבי נייר מיוחד). על פי רוב פירוש הדבר הוא גם כי אפשר להזין לתוך הצ'ק את הפרטים המשתנים (סכום לתשלום, תאריך, שם הספק וכו'), ולהדפיס אותו באופן מוגמר. כל שנותר הוא להוסיף חותמת וחתימה של העסק.
מדוע צ'ק ממוחשב עדיף לעסקים?
מלבד היתרונות שצוינו כאן, של חיסכון בזמן, משאבים ועלויות, יש לצ'קים ממוחשבים כמה יתרונות בולטים על פני צ'קים רגילים. היתרון הראשון והמרכזי הוא בטיחות. השימוש בצ'קים רגילים מאפשר פרצות אבטחה רבות יותר: יש חשש לאיבוד צ'קים (ואפילו פנקסים שלמים), וכן סיכוי גדול יותר לטעויות אנוש מבחינת כתיבת תאריכים, סכומים וכו'. מעבר לכך, מכיוון שצ'קים רגילים לרוב נגישים למספר רב יותר של אנשים, גם הסיכון לזיוף או לשימוש מכוון לרעה בצ'קים הוא גדול יותר. במקרה של צ'קים ממוחשבים, מכיוון שהמידע נשמר במחשב עד לרגע הנפקת הצ'ק, קטנים הסיכויים לזיוף, אובדן וטעויות. מעבר לכך, התוכנה לרוב שואבת את פרטי התשלום והספק מתוך החשבוניות הממוחשבות, כלומר ממידע שנמצא כבר במחשב, מה שמצמצם אף יותר את מרווח הטעות האפשרית.
יתרון נוסף של צ'קים ממוחשבים הוא שהם מאפשרים עיצוב חופשי ועצמאי יותר של הצ'קים. כך תוכלו להמשיך את הקו המיתוגי של החברה ולכלול בצ'ק לוגו ואפילו מוטו של החברה, סקאלת צבעים תואמת ועוד. צ'קים כאלה משמשים גם כאלמנט שיווקי, ובכך משדרים ללקוח רצינות ומקצועיות.
איך מייצרים צ'ק ממוחשב?
כדי להנפיק צ'קים ממוחשבים מתוך החברה עצמה, באמצעות מחלקת הנהלת חשבונות כמובן, יש צורך בכמה צעדים בסיסיים:
- עיצוב הצ'ק, באמצעות גרפיקאי או חברה המתמחה בעיצוב והדפסת צ'קים.
- רכישת תוכנה התומכת בהדפסה משרדית של צ'קים. חשוב שהתוכנה תהיה ידידותית ותתממשק היטב לתוכנות האחרות של הנהלת החשבונות.
- הקפדה על ציוד תומך איכותי: מדפסת ברמה גבוהה, טונר איכותי (שיכול להדפיס כהלכה את הפס המגנטי בתחתית הצ'ק). כמו כן חשוב להתטייד בנייר הדפסה תואם, המיועד להדפסת צ'קים. ניירות אלה כוללים מרכיבים להגנה מפני זיוף, כמו הולוגרמה.
חשוב לזכור שגם כאשר בוחרים להשתמש בצ'קים ממוחשבים, יש להקפיד לא רק על אמצעי אבטחה ממוחשבים, אלא גם על נהלים למילוי והפקת הצ'ק – כלומר להגדיר בדיוק מי מורשה להשתמש בתוכנה, להסדיר את נגישותו לתוכנה זו ולקיים ביקורת קבועה לעניין אבטחת מידע. חשוב גם שכל מי שמוסמך להנפיק צ'ק יעבור הדרכה קפדנית לשימוש בתוכנה ולריענון נוהלי אבטחת מידע.