תמצית הוראות ניהול ספרים של עוסק פטור

לאחרונה הגיעו אליי עוסקים פטורים שאינם יודעים איך להתנהל כעוסק פטור בכל הנוגע להפקת קבלות.
מצאתי טעויות חמורות שבמידה והיה להם ביקורת ניהול ספרים היו שוללים להם את אישור ניהול הספרים ואי מתן אישור ניכוי מס במקור, בתוספת קנס נחמד אך מיותר…

לטובת העוסקים החדשים ולטובת העוסקים הוותיקים ראיתי לנכון להביא בפניכם מס' כללים בסיסיים להתנהלות שוטפת ותקינה של עוסק פטור בכל הנוגע להוראות ניהול הספרים.

הפקת קבלות

עוסק פטור חייב בהפקת קבלה, עבור השירות או המוצר שמכר, בעת תקבול הכסף.

קבלה = מלשון תקבול.

מועד הפקת הקבלה חייבת להיות במועד קבלת הכסף באופן מיידי.

תקבול שהתקבל לחשבון הבנק – החוק קובע שיש להוציא קבלה ברגע שנודע לך שהתקבל הכסף (אם באישור העברה של הלקוח שנשלח לך למייל או בהודעת SMS מהלקוח או בעת שנכנסת לחשבון שלך דרך האינטרנט ונודע לך על העברה של הכסף).

הקבלה חייבת לכלול את שם הלקוח, פירוט השירות / המוצר שקיבל, סכום השירות / המוצר, לציין את אמצעי התשלום (מזומן / אשראי / שיק), אם שולם בשיק / שיקים יש לרשום את פרטי השיק / השיקים כולל תאריך מועד פירעונם וסכום כל שיק ושיק, תאריך הוצאת הקבלה וחתימה שלכם.

אם סכום התקבול מעל 5,000 ₪ חובה לרשום את מס' ת.ז. או מס' העוסק של הלקוח על גבי הקבלה.

אין חובה לשים חותמת. מספיק חתימה שלכם על הקבלה.

הקבלות חייבות להיות ממוספרות בסדר רציף, חייב להיות בפנקס מקור + 2 העתקים. תאריכי הוצאת הקבלות חייבת להיות בסדר כרונולוגי. אם דילגתם בטעות על קבלה יש לרשום עליה מבוטל ולא להשתמש בה.

כאשר פנקס הקבלות נגמר יש להוציא פנקס חדש ולהמשיך את רצף מספור הקבלות מהפנקס הישן. בשום פנים באופן לא להתחיל פנקס חדש ממס' 1 או כל מס' אחר שאינו רציף לפנקס הקודם.

עוסק שעובר להפיק קבלות דיגיטאליות יכול להתחיל רצף חדש של קבלות ויכול להמשיך להשתמש בפנקס הקבלות הידני הקיים, העיקר שישמר הרצף בכל אחד מהם.

מה קורה שהלקוח דורש חשבונית לפני התשלום?

לקוח שדורש מכם מסמך כדי לשלם לכם, יש להוציא לו דרישת תשלום.

אין להוציא קבלה כדרישת תשלום לפני שקיבלתם את הכסף

דרישת תשלום כמסמך רשמי הינו – חשבונית עסקה או חשבון חיוב.

למסמכים אלה (חשבון עסקה / חשבון חיוב) אין השפעה על הנהלת החשבונות ולא לרשויות המס. הם לא יוצרים הכנסה או התחייבות כלשהי למס הכנסה בגין אותה הכנסה שאמורה להתקבל בעתיד.

כל עוד לא קיבלתם את הכסף – אין לכם הכנסה.

מה קורה במקרה שקיבלתם שיק דחוי?

תקבול שיק, למרות שהוא דחוי, נחשב כאילו קיבלתם את הכסף ויש חובה להוציא קבלה במיידי על הסכום.

אם קיבלתם שיקים דחויים שנפרסו גם לשנת המס שאחרי (שיקים שהתקבלו בשנת 2016 ותאריכי הפירעון שלהם נפרסים גם לשנת 2017) – יש להוציא קבלה על כל סכום השיקים במצטבר במועד קבלת השיקים. תאריך הקבלה יהיה מועד הוצאתה (ב2016), ברישום השיקים יש לפרט את תאריכי פירעון השיקים (2016/2017 כפי שמופיע על השיקים).

הכרה בהכנסה – אפשר להכיר ב2016 רק את השיקים שנפרעו ב2016, ואת שאר השיקים שיפרעו ב-2017 להכיר כהכנסה ב-2017.